Як в Excel виключити введення некоректних значень за допомогою перевірки даних

За допомогою опції перевірки даних в Excel ви можете встановити тільки певні значення для робочих осередків. Це потрібно, щоб відразу запобігти введення некоректних або помилкових даних, що особливо важливо, якщо до файлу має доступ відразу кілька співробітників.

Виділіть клітинку або цілу область, яку Excel повинен перевірити при введенні даних. Тепер перейдіть до стрічки меню «Дані | Робота з даними | Перевірка даних”. У наступному вікні встановіть умови перевірки. В поле «Тип даних» виберіть між такими опціями, як «Ціле число», «Справжнє», «Список», «Дата», «Час», «Довжина тексту» або «Інший».

При визначенні умови допустимо будь-який тип даних. Якщо вибрати опцію «Інший», то можна ще точніше встановити значення. Так, наприклад, виставити дату тільки від 01.01.2017 до 31.12.2017. Якщо потрібно встановити точні дані, виберіть опцію «Список» і введіть дані, розділяючи їх крапкою і з коми.

Підготуйте дані заздалегідь, внісши їх у таблицю Excel. Натисніть на кнопку в полі «Джерело» і перейдіть до відповідного листу книги Excel. Виділіть область і підтвердіть вибір натисканням на клавішу [Enter].

Тепер поруч із зазначеним полем при перевірці даних з’явилося розгортається меню, з якого можна вибирати необхідне значення. Якщо потрібно видалити дані для перевірки, виділіть комірки, які Excel більше не повинен перевіряти. Тепер перейдіть до стрічки меню «Дані | Робота з даними | Перевірка даних »та натисніть на« Очистити все ».

Виключіть введення помилкових даних в Excel. Перевірка даних в Excel допоможе користувачам уникнути помилок в роботі з таблицями
Виключіть введення помилкових даних в Excel. Перевірка даних в Excel допоможе користувачам уникнути помилок в роботі з таблицями
Ви також можете дати інформацію по очікуваному формату даних або по некоректним даними всім колегам, які мають доступ до даного файлу. Для цього задайте для будь-якої перевірки даних відповідний текст, який повідомляє цю інформацію. У вікні «Перевірка вводяться значень» поруч з вкладкою «Параметри» знайдіть вкладки «Повідомлення для введення» і «Повідомлення про помилку». Поставте прапорець в чекбоксі «Відображати підказку, якщо осередок є поточної».

Тепер ви можете задати заголовок і ввести текст повідомлення. Як тільки курсор буде підведений до заданої осередку, ця інформація з’явиться як підказка. У такій же формі можна підготувати і повідомлення про помилку. Якщо користувач введе некоректні дані, то з’явиться створене вами повідомлення, Excel не пропустить помилкові значення і користувачеві доведеться ввести коректну інформацію. Тільки тоді зникне повідомлення про помилку.